"Alamak, lagi-lagi tumpukan dokumen ini," keluh Pak Budi (bukan nama sebenarnya untuk melindungi privacy) sambil menyeruput kopi tubruk paginya. Sebagai underwriter di salah satu perusahaan asuransi terkemuka di Jakarta, pagi-pagi ia sudah dihadapkan dengan 15 permohonan surety bond yang menunggu untuk diproses. Setiap permohonan disertai setidaknya lima dokumen pendukung—mulai dari akta perusahaan, NIB, SIUJK, sampai laporan keuangan yang tebalnya bisa puluhan halaman.

"Dengan cara manual begini, sehari paling banter saya selesaikan lima permohonan. Itu pun kalau tidak ada yang urgent," gumamnya. Belum lagi masalah klasik yang sering dihadapi: data dalam akta tidak cocok dengan SIUP, alamat di NIB berbeda tipis dengan yang tercantum di laporan keuangan, atau angka-angka rasio keuangan yang harus dihitung manual.

Situasi Pak Budi ini tidak sendirian. Di balik gemerlap transformasi digital Indonesia, banyak profesional underwriting dan kepatuhan masih bergulat dengan proses manual yang melelahkan dan rentan kesalahan. Dokumen mungkin sudah berbentuk PDF, tapi prosesnya masih "zaman baheula".

"PDF Doang Mah Belum Digital"

Sebagian besar isi dokumen digital yang kita gunakan hanyalah terkubur dalam format yang hanya bisa dibaca manusia tetapi tidak bisa "dimengerti" komputer. Akibatnya?

• Seorang underwriter rata-rata menghabiskan 65% waktu kerjanya hanya untuk membaca dan meng-copy paste informasi
• Dalam satu dokumen akta perusahaan, rata-rata ada 2-3 informasi penting yang terlewat saat diekstrak secara manual
• Kesalahan perhitungan rasio keuangan terjadi dalam 1 dari 7 aplikasi yang diproses
• Proses yang harusnya selesai dalam hitungan jam bisa berlarut-larut hingga berhari-hari, terutama untuk kasus non-standar

"Waktu saya ikut tender proyek BUMN tahun lalu, permohonan surety bond saya tertunda hampir seminggu gara-gara ada perbedaan ejaan nama perusahaan di dokumen pendukung. Padahal cuma beda 'PT.' dan 'PT' doang!" cerita Pak Hendra (juga bukan nama sebenarnya, untuk melindungi privacy beliau), kontraktor dari Surabaya yang sering berurusan dengan dokumen jaminan.

Riset menunjukkan bahwa industri asuransi di kawasan Asia Tenggara rata-rata masih membelanjakan 30-40% biaya operasionalnya hanya untuk proses verifikasi dokumen. Bayangkan efisiensi yang bisa dicapai kalau angka ini bisa dipangkas!

Kenalan dengan AI Pintar yang Membuat Dokumen "Hidup"

Dokumen "hidup" bukanlah dokumen yang bisa bergerak—tapi dokumen yang datanya bisa "berbicara" dengan sistem. Bayangkan jika akta perusahaan bisa otomatis memberi tahu Anda tentang perubahan direksi, atau laporan keuangan yang langsung menghitung sendiri rasio-rasio pentingnya.

Portal e-Polis dari #SPA hadir dengan AI Assistant yang dirancang khusus untuk kebutuhan dunia underwriting dan kepatuhan di Indonesia.

Tidak seperti AI generatif yang sering ngawur kalau berurusan dengan angka, AI Assistant e-Polis punya keunggulan khusus.

"Kalau pakai AI generatif biasa untuk analisis laporan keuangan, itu seperti menyuruh tukang bakso jualan sate—bisa sih, tapi bukan keahliannya," jelas Pak Budi yang juga gemar ngulik AI generatif. "AI generatif itu jago bahasa, tapi payah soal angka dan tabel."

AI dari Portal e-Polis bekerja dengan cara yang sangat berbeda:

1. Tidak Asal Comot Alih-alih memindai dokumen secara umum, sistem menggunakan template khusus yang disesuaikan dengan format dokumen standar di Indonesia. Ketika sebuah akta perusahaan diunggah, AI langsung tahu bagian mana yang berisi informasi tentang identitas perusahaan, struktur kepemilikan, atau perubahan anggaran dasar.

2. Punya "Kamus Lokal" Komprehensif AI dilengkapi database istilah hukum dan bisnis khas Indonesia, termasuk berbagai variasi penulisan yang umum ditemukan. Misalnya, sistem tahu bahwa "Perseroan Terbatas", "PT", dan "P.T." merujuk pada entitas yang sama.

3. Validasi Berlapis Setiap informasi yang diekstrak melewati beberapa lapis verifikasi, termasuk pengecekan format, konsistensi internal, dan perbandingan dengan data eksternal.

Jago Matematika, Bukan Cuma Jago Bacot

Keunggulan utama AI Assistant e-Polis dibanding AI generatif biasa adalah kemampuannya dalam mengolah data numerik dan tabel. Kebanyakan AI generatif sering kali:

• Kesulitan membaca struktur tabel kompleks
• Melakukan kesalahan perhitungan matematis sederhana
• Bingung dengan format angka dan mata uang yang berbeda-beda
• Gagal mengenali hubungan antar angka dalam laporan keuangan

"Waktu pertama kali mencoba AI generatif untuk analisis laporan keuangan, hasilnya kacau. Current ratio yang seharusnya 1,5 jadi 2,1! Untung ketahuan sebelum jadi masalah," kenang Pak Budi.

AI Assistant e-Polis mengatasi masalah ini dengan pendekatan khusus:

1. Mesin Komputasi Terpisah Untuk perhitungan numerik, sistem tidak mengandalkan model bahasa, tetapi menggunakan mesin komputasi khusus yang dioptimalkan untuk presisi matematika.

2. Pengenalan Tabel Canggih AI menggunakan algoritma pengenalan tabel yang mampu memahami struktur kompleks laporan keuangan Indonesia, termasuk berbagai format neraca dan laporan laba rugi yang digunakan di industri berbeda.

3. Pemahaman Standar Akuntansi Indonesia Sistem dilatih khusus untuk memahami PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) dan standar serta ketentuan yang berlaku di Indonesia.

Tak heran, analisis keuangan AI Assistant e-Polis memberikan hasil yang sangat akurat—jauh melampaui AI generatif yang rata-rata hanya 80-85%

Disesuaikan dengan Kebutuhan Lokal

Salah satu keunggulan sistem AI Assistant e-Polis adalah fleksibilitasnya yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan dan konteks bisnis Indonesia.

Untuk Dokumen Legal:

1. Bisa Pilih Fokus Ekstraksi Tim underwriting bisa menetapkan prioritas informasi yang ingin diekstrak:
• "Mode Grup Usaha" untuk fokus pada struktur kepemilikan dan afiliasi
• "Mode Kepatuhan" untuk fokus pada perizinan dan aspek regulasi
• "Mode Historis" untuk menelusuri perubahan anggaran dasar
2. Setelan Keketatan Validasi Tingkat keketatan pengecekan ketidaksesuaian bisa diatur:
• Ketat untuk surety bond bernilai besar atau sector berisiko tinggi
• Standar untuk transaksi normal
• Fleksibel untuk dokumen dari daerah yang format dokumennya sering bervariasi

Untuk Analisis Keuangan:

1. Mengerti Berbagai Standar Laporan Sistem bisa mengenali dan menganalisis berbagai format laporan keuangan:
• Laporan audit lengkap sesuai PSAK
• Laporan sederhana UMKM
• Laporan in-house untuk perusahaan yang belum memiliki laporan teraudit
2. Indikator Keuangan yang Bisa Disesuaikan Threshold untuk berbagai rasio keuangan bisa diatur sesuai kebijakan perusahaan dan sektor bisnis, misalnya untuk ilustrasi:
• Current ratio minimal 1,2 untuk konstruksi, tapi bisa 1,0 untuk manufaktur
• Debt-to-equity maksimal 3,0 untuk proyek infrastruktur, tapi 2,0 untuk perdagangan

Fitur Unggulan yang Bikin Underwriter Makin Pede

AI Assistant pada Portal e-Polis menawarkan beberapa kemampuan canggih yang membuat pekerjaan underwriter jauh lebih produktif:

1. Jago OCR Dokumen Lokal Sistem mampu membaca dengan akurat berbagai dokumen khas Indonesia—mulai dari akta notaris dengan format baku, dokumen NIB dari OSS, hingga SIUJK, dokumen tender, dsb—bahkan dari hasil scan dengan kualitas sedang.

2. Ekstraksi Data yang Tajam Langsung mengurai dan menyajikan informasi penting dari dokumen:
• Identitas lengkap perusahaan dan perubahan terbarunya
• Riwayat kepemilikan dan struktur grup usaha
• Riwayat proyek dari dokumen SPK atau kontrak
• Analisis kapasitas dari dokumen penawaran
• Dsb

3. Radar Ketidaksesuaian Secara otomatis membandingkan informasi antar dokumen dan menandai perbedaan yang perlu diperhatikan, dengan mempertimbangkan:
• Perbedaan ejaan atau singkatan yang wajar (seperti Jl. dan Jalan)
• Perubahan yang konsisten dengan timeline dokumen
• Perbedaan signifikan yang menunjukkan potensi masalah
• Dsb.

4. Analisis Keuangan Komprehensif Tak hanya membaca angka, tapi memahami makna dalam konteks bisnis Indonesia:
• Mengenali berbagai format laporan keuangan
• Menstandarisasi data untuk analisis konsisten
• Mendeteksi anomali yang menunjukkan risiko potensial
• Dsb

Dampak Nyata, Bukan Cuma Wacana

Penerapan AI Assistant Portal e-Polis memberikan hasil konkret bagi penggunanya:

• Pemrosesan dokumen yang tadinya 2-3 jam per aplikasi, kini selesai dalam 20-30 menit
• Tingkat kesalahan turun dari sekitar 10% menjadi kurang dari 1%
• Kapasitas proses meningkat 3-4 kali lipat tanpa tambahan staf
• Konsistensi keputusan underwriting meningkat signifikan

Dengan AI Assistant, dokumen yang formatnya beragam dapat diproses dengan akurat tanpa mengorbankan kehati-hatian.

Langkah Praktis Memanfaatkan AI untuk Dokumen

Tertarik mencoba? Berikut langkah nyata yang bisa dilakukan perusahaan asuransi atau penjaminan untuk mengadopsi teknologi AI dokumen:

1. Identifikasi bagian mana dari proses dokumen yang paling menyita waktu dan rawan kesalahan. Apakah verifikasi akta? Perhitungan rasio keuangan? Atau pengecekan SIUJK dan dokumen tender?
2. Cari solusi AI yang benar-benar memahami konteks bisnis Indonesia, seperti Portal e-Polis, yang dirancang khusus untuk kebutuhan underwriting dan kepatuhan lokal.
3. Terapkan untuk satu jenis dokumen atau satu lini produk terlebih dahulu. Misalnya, mulai dari analisis laporan keuangan untuk surety bond nilaikecil, baru kemudian perluas ke dokumen legal dan produk lain.
4. Jangan lupa melibatkan staf underwriting dan kepatuhan dalam proses persiapan. Pengalaman mereka sangat berharga untuk mengoptimalkan sistem.
5. Buat KPI yang terukur untuk implementasi: berapa persen pengurangan waktu proses, peningkatan akurasi, atau pertumbuhan kapasitas yang diharapkan.

Kesalahan terbesar dalam implementasi adalah langsung 'all in'. Lebih baik bertahap tapi solid.

Masa Depan yang Makin Canggih

Bagaimana dokumen digital akan berkembang dalam beberapa tahun ke depan? Beberapa tren yang sudah mulai terlihat:

• AI yang semakin memahami konteks lokal dan regional Indonesia
• Kemampuan analisis antar wilayah dan benchmark industri otomatis
• Integrasi dengan data publik (seperti Direktorat Jenderal AHU, OJK, dan lainnya)
• Analisis prediktif berdasarkan data historis untuk proyeksi risiko

Cerita Akhir Pak Budi

Kembali ke Pak Budi, underwriter kita di awal cerita. Tiga bulan setelah perusahaannya mengimplementasikan Portal e-Polis dengan AI Assistant, pekerjaannya berubah drastis. Pagi itu, ia menikmati kopinya dengan santai sambil melihat dashboard yang menunjukkan 12 dari 15 aplikasi surety bond sudah diproses otomatis oleh sistem.

"Dulu saya menghabiskan waktu untuk membaca dan mengentry data. Sekarang saya punya waktu untuk benar-benar menganalisis risiko dan mengembangkan produk baru," ujarnya puas.

Yang lebih penting, kantor-kantor cabang yang dulu sering kewalahan dengan dokumen kompleks kini bisa memproses aplikasi dengan standar yang sama dengan kantor pusat.

Dokumen digital yang "hidup" bukan lagi konsep futuristik—ini adalah teknologi yang telah tersedia dan terbukti memberikan hasil nyata. Dengan AI yang tepat, dokumen tidak lagi menjadi beban administratif, tetapi menjadi aset bisnis yang aktif dan bernilai.

Pertanyaannya sekarang: sudahkah dokumen di perusahaan Anda mulai "hidup"?