"Satu hari jam sebelum tenggat waktu tender dan surety bond belum juga terbit. Kantor kami di Jakarta, sementara walaupun bank dan asuransi yang menerbitkan jaminan juga berada di Jakarta tapi lokasinya cukup jauh dari kantor kami. Belum lagi, dokumen fisik harus diserahkan ke bouwheer di Bandung. Tantangan geografis ini selalu membuat proses penerbitan jaminan penawaran menjadi kerepotan tersendiri."

Pengalaman yang diceritakan oleh seorang Direktur Sales perusahaan System Integrator (SI) di bidang IT dan OT adalah mimpi buruk yang terlalu familiar bagi banyak vendor yang kerap mengikuti tender proyek. Namun kisah tersebut kini tinggal kenangan berkat adopsi surety bond digital untuk jaminan penawaran melalui platform #SPO (Solusi Penjaminan Online).

Dari Frustasi ke Efisiensi

Perusahaan SI ini, dengan kurang dari 20 karyawan, telah berpartisipasi dalam banyak tender proyek pemerintah, BUMN dan swasta setiap tahunnya. Sebagai integrator sistem IT (Information Technology) dan OT (Operational Technology), perusahaan ini kerap menghadapi tantangan geografis dalam proses tender, karena lokasi kantor yang cukup berjauhan dengan bouwheer, bank, dan perusahaan asuransi.

"Dulu, untuk mendapatkan satu surety bond, kami harus menyiapkan dokumen fisik, mengirim staf ke kantor asuransi atau bank yang lokasinya cukup jauh, menunggu proses yang tidak pasti, lalu mengatur pengiriman dokumen fisik ke bouwheer," kenang sang Direktur. "Prosesnya bisa memakan waktu 3-5 hari kerja, bahkan lebih jika ada revisi atau masalah klausul khusus tender."

Beberapa bulan lalu, perusahaan ini mendapat informasi bahwa salah satu bouwheer telah mengumumkan penggunaan platform #SPO untuk proses pengadaan dan e-procurement untuk pengumpulan dokumen tender secara digital. Ia pun mencoba menggunakan platform digital tersebut untuk penerbitan jaminan penawaran pada tender berikutnya.

Pengalaman pertama menggunakan surety bond digital melalui platform #SPO langsung memberikan hasil yang signifikan bagi perusahaan SI ini:

1. Penghematan waktu drastis: "Proses yang dulu membutuhkan 3-5 hari kerja, kini bisa selesai dalam hitungan jam. Surety bond digital kami terbit hanya 4 jam setelah pengajuan lengkap, meskipun lokasi kantor kami berbeda dengan bank dan asuransi," ungkap sang Direktur.
2. Efisiensi biaya: Penghematan biaya transportasi, pencetakan, dan sumber daya manusia mencapai 40%. "Kami tidak perlu lagi menugaskan staf untuk perjalanan jauh atau membayar kurir untuk pengiriman dokumen," tambahnya. "Plus, kami bisa mendapatkan tarif kompetitif dengan membandingkan langsung penawaran dari beberapa bank dan asuransi dalam platform."
3. Peningkatan partisipasi tender: Dengan waktu persiapan yang lebih singkat dan kemudahan proses, perusahaan berhasil meningkatkan jumlah partisipasi tender dalam beberapa bulan terakhir.
4. Kemudahan klausul khusus dan pelacakan: "Kami tidak perlu lagi repot memastikan klausul sesuai dengan persyaratan tender. Di platform #SPO, judul tender dan ketentuan khusus sudah tersedia, tinggal pilih dan ikuti prosesnya. Lebih lagi, kami bisa melacak progres penerbitan secara real-time," jelasnya.
5. Ekspansi geografis: "Sebelumnya, kami cenderung mengikuti tender di wilayah yang dekat dengan kantor karena kendala logistik dokumen. Sekarang, dengan #SPO dan e-procurement, kami bisa mengikuti tender di seluruh Indonesia tanpa hambatan geografis," tambah sang Direktur.
6. Kemudahan konversi jaminan: "Ketika kami memenangkan tender, proses konversi dari jaminan penawaran (bid bond) menjadi jaminan pelaksanaan (performance bond) sangat mudah melalui platform #SPO yang sama. Tidak perlu mengurus dokumen baru dari awal, cukup dengan beberapa klik di sistem, konversi selesai dengan cepat dan efisien," ungkapnya.

Proses Surety Bond Tradisional vs Digital: Perbandingan Langsung

Proses Tradisional:

1. Persiapan dan pengumpulan dokumen fisik (1 hari)
2. Kunjungan ke kantor asuransi (½ hari)
3. Proses underwriting dan approval (1-3 hari)
4. Pencetakan dan penandatanganan (½ hari)
5. Pengambilan dokumen jadi (½ hari) Total: 3-5 hari kerja

Proses Digital:

1. Upload dokumen ke platform (15-30 menit)
2. Proses underwriting dan approval digital (2-6 jam)
3. Penerbitan surety bond digital dengan tanda tangan elektronik (instan) Total: Kurang dari 1 hari kerja

"Titik balik bagi kami adalah saat mengikuti tender dari bouwheer yang telah mengadopsi e-procurement dan #SPO. Dengan surety bond digital, kami tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tapi juga bisa fokus pada proposal teknis yang lebih berkualitas karena tidak terbebani urusan administratif jaminan," cerita sang Direktur dengan bangga.

Tips Praktis untuk Vendor

Berdasarkan pengalamannya, Direktur perusahaan SI ini berbagi beberapa tips praktis untuk vendor lain yang ingin memanfaatkan surety bond digital melalui platform #SPO:

1. Persiapkan dokumen perusahaan dalam format digital: "Scan semua dokumen penting seperti akta perusahaan, NPWP, NIB, dan laporan keuangan dengan kualitas baik, simpan dalam format PDF," sarannya. "Ini akan mempercepat proses saat anda perlu mengupload dokumen."
2. Manfaatkan fitur perbandingan harga: "Salah satu keunggulan #SPO adalah kemampuan untuk membandingkan tarif dari berbagai penerbit surety bond. Gunakan fitur ini untuk mendapatkan penawaran terbaik."
3. Pelajari fitur pelacakan progres: "Fitur pelacakan real-time sangat membantu untuk memantau status penerbitan jaminan. Anda tidak perlu lagi menelepon berulang kali untuk mengecek status."
4. Maksimalkan template yang tersedia: "Platform #SPO sudah menyediakan template untuk berbagai jenis tender. Gunakan template yang sesuai dengan judul tender yang anda ikuti untuk memastikan semua klausul sudah sesuai dengan persyaratan."

Pandangan ke Depan

"Setelah merasakan kemudahan #SPO untuk surety bond digital, kami tidak akan kembali ke proses tradisional," tegas sang Direktur.

"Khususnya untuk perusahaan kecil seperti kami dengan kurang dari 20 karyawan, efisiensi ini sangat berarti. Kami sudah merencanakan untuk terus menggunakan platform yang sama ketika nanti tiba waktunya mengurus jaminan pemeliharaan (maintenance bond) untuk proyek ini. Siklus lengkap jaminan proyek dalam satu platform terpadu benar-benar mengubah cara kami mengelola proyek."

Pengalaman perusahaan SI ini menunjukkan bahwa #Digitalisasi dalam proses jaminan penawaran bukan sekadar tren, melainkan kebutuhan nyata yang memberikan keunggulan kompetitif bagi vendor, terutama yang menghadapi tantangan geografis atau memiliki sumber daya terbatas.

Dengan memanfaatkan #SuretyBondDigital melalui platform #SPO, perusahaan tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tapi juga membuka peluang ekspansi bisnis yang lebih luas tanpa terbatas lokasi fisik.

Penggunaan teknologi seperti #SPO adalah bukti nyata bahwa #DigitalTrust bukan hanya konsep, tapi solusi praktis yang memberikan nilai tambah konkret.

Sudahkah perusahaan Anda memanfaatkan kemudahan surety bond digital untuk meningkatkan performa dalam tender? Jika belum, mungkin inilah saat yang tepat untuk #MelampauidDigitalisasi dan membangun #DigitalTrust dalam proses bisnis Anda